Kategorien

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Die Kategorien dienen der qualifizierten Zuordnung der erfassten Punkte.


Vor Projektbeginn sollten Sie sich grundlegende Gedanken machen, zumindest die Hauptkategorien festzulegen.

Bei der Punkteaufnahme können Sie keine neuen Hauptkategorien anlegen!


Unterkategorien dagegen können bei der Punkteaufnahme hinzugefügt werden.




Sie haben 3 Möglichkeiten, Kategorien festzulegen.


manuell

Legen Sie die Hauptkategorien fest. Klicken Sie dazu in die Spalte Kategorie-Code und legen das Kürzel für die Kategorie fest. Das Kürzel wird in Berichten und Punktelisten verwendet.

Die Codes müssen eindeutig sein. Geben Sie nun die Langbezeichnung der Kategorie ein. Als zweiten Schritt legen Sie die zur Kategorie gehörenden Unterkategorien fest.

Beispiele für Kategorien finden Sie um Anschluss.

Um  Kategorien bzw. Unterkategorien zu löschen, markieren Sie den/die löschenden Einträge und Klicken auf die Schaltfläche.

Wenn Sie eine Hauptkategorie löschen, werden alle zugehörigen Unterkategorien mit gelöscht.

Alle Kategorien, denen schon Punkte zugeordnet wurden, können nicht gelöscht werden. Wenn SIe diese Kategorien löschen möchten, müssen Sie den entsprechenden Punkten erst

andere Kategorien zuordnen (siehe Punktebearbeitung).


Import einer Exceldatei

Ein wesentlich komfortablerer Weg ist der Import der Kategorien aus einer Excel-Datei. Die Excel-Datei muss mindestens 4 Spalten haben. 1 erste Spalte beinhaltet den Code der Hauptkategorie, die zweite Spalte den Langtext der Hauptkategorie, die dritte Spalte den Code der Unterkategorie und die vierte Spalte beinhaltet den  Langtext der Unterkategorie. Wenn Sie wollen können Sie in einer fünften Spalte auch noch die Vorlagen für die Betreffzeilen für die Punkteerfassung definieren.

Die Einträge aus der Excelliste werden an die möglicherweise schon bestehenden Einträge angefügt.  

Falls in der Excelliste Dateicodes verwendet werden, die schon im Projekt definiert wurden, werden die entsprechenden Kategorien angezeigt und ein Speichern ist nicht möglich.


Import aus bestehendem

Projekt

Ein weiterer sehr effektiver Weg, zur Definition von Kategorien ist der Import der Kategorienliste aus einem bestehenden gleichartigen Projekt.

Bei dieser Variante wird Ihnen eine Liste mit allen Projekten angezeigt für die Sie Administrator sind. Wählen Sie zuerst das entsprechende Projekt.


Dann wählen Sie die Kategorien und Unterkategorien aus, die sie importieren möchten und übernehmen die Auswahl.